การเขียนจดหมายธุรกิจ
ความหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมาย ธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่งเป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่นเสนอขายสินค้าหรือบริการสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อติดตามหนี้ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรืค่อนข้างเป็นทางการไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว
ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็วเป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทางจึงไม่สะดวกที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูลเป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความสามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มากชัดเจนและมีระบบเพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อนลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย
๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงค้นเรื่องและที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมายเนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจเป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่องในการติดต่อธุรกิจซื้อขายบางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไปบริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษต่างๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้
๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ
๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกันหรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้านเพื่อสอบถามเรื่องราวต่างๆที่ต้องการทราบซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ
๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึง เป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถามก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถามเพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
จดหมาย ธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่งเป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่นเสนอขายสินค้าหรือบริการสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อติดตามหนี้ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรืค่อนข้างเป็นทางการไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว
ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็วเป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทางจึงไม่สะดวกที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูลเป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความสามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มากชัดเจนและมีระบบเพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อนลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย
๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิงค้นเรื่องและที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมายเนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจเป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่องในการติดต่อธุรกิจซื้อขายบางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไปบริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษต่างๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก
ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้
๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ
๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกันหรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้านเพื่อสอบถามเรื่องราวต่างๆที่ต้องการทราบซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ
๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึง เป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถามก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถามเพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
๒. จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อสินค้า
๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อเพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้านเพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการจะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจหรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้นวิธีใช้จดหมายดังกล่าวจะสอดคล้องของประเภทของจดหมายแต่เพื่อให้มองเปรียบเทียบได้ชัดเจนขึ้นขอให้ดูตารางหน้าถัดไป
๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อเพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้านเพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการจะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจหรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้นวิธีใช้จดหมายดังกล่าวจะสอดคล้องของประเภทของจดหมายแต่เพื่อให้มองเปรียบเทียบได้ชัดเจนขึ้นขอให้ดูตารางหน้าถัดไป
รูปแบบและส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
หน่วย งานแต่ละแห่งในปัจจุบันนิยมใช้จดหมายธุรกิจรูปแบบที่หลากหลาย สุดแล้วแต่ว่ารูปแบบใดจะอำนวยความสะดวกรวดเร็วและเหมาะสมที่สำคัญคือควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดีเป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัทและจัดวางรูปแบบให้สวยงาม ไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไปจดหมายธุรกิจมีรูปแบบและส่วนประกอบแต่งต่างจากบันทึก เพราะมีรายละเอียดมากกว่ารูปแบบและส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจมีดังนี้
๑. รูปแบบของจดหมายธุรกิจ รูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่วไป พอสรุปได้มี ๓ รูปแบบ ดังนี้
๑.๑ แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้ายกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้)
๑.๒ แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็น รูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมายที่อยู่ของผู้รับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วยอยู่ชิดเส้นกั้นหน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ
ชื่อเต็ม และตำแหน่ง อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่องจะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ
นอกจากนี้ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ
๕–๑๐ ระยะตัวอักษร
๑.๓. แบบย่อหน้า (indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อกแต่อาจนำเอาส่วนเรื่องพิมพ์อยู่เหนือคำขึ้นต้นก็ได้
๒. ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจโดยทั่วไป มีส่วนประกอบดังนี้
๒.๑ ที่อยู่ผู้ส่ง เป็น การระบุชื่อและที่*ตั้งของบริษัทห้างร้านหรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใดและจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใดโดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้ ตามปกติบริษัทห้างร้านหรือกิจการทั่วไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้แล้วซึ่งมีการออกแบบต่างๆกันไปแต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตราบริษัท (Logo) หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรพิมพ์หรือโทรสารของบริษัทไว้ด้วยเพื่อสะดวกในการติดต่อและเพื่อเป็นการโฆษณาประชาสัมพันธ์ไปในตัวและเนื่องจากในปัจจุบันนอกจากการติดต่อต่อธุรกิจภายในประเทศแล้วการติดต่อค้าขายยังขยายกว้างไปสู่นานาประเทศมากขึ้นและเพื่อให้เกิดความสะดวกอย่างเต็มที่บริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กันไปหากเป็นกรณีที่ไม่มีกระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้ให้พิมพ์ชื่อและที่ตั้งของบริษัทเองโดยมีรายละเอียดไม่เกิน ๓-๔ บรรทัด
๒.๒ เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ. ให้เขียนเลขที่จดหมายและปีพุทธศักราชที่จัดทำจดหมายฉบับดังกล่าวเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและอ้างอิงต่อไปเลขที่จดหมายนิยมกำหนดขึ้นโดยเรียงตามลำดับของจดหมายที่จัดทำขึ้นในแต่ละปีเริ่มตั้งแต่เลข ๑
เรียงเป็นลำดับไปจนถึงปีปฏิทินอย่างไรก็ตามแต่ละหน่วยงานหรือกิจการอาจมีวิธีการกำหนดเลขที่จดหมายแตกต่างกันออกไป
๒.๓ วัน เดือน ปี หมาย ถึง วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี พ.ศ.
๒.๔ ที่อยู่ผู้รับ หมาย ถึง การระบุชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สำหรับการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐานในส่วนของที่อยู่ผู้รับนี้นิยมระชื่อตำแหน่งและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วยควรให้ข้อมูลอย่างครบถ้วนและไม่ควรใช้ตัวย่อหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลส่วนใดควรตรวจสอบหาข้อมูลที่ถูกต้องไม่ควรใช้วิธีการคาดเดา เพราะอาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้องซึ่งย่อมส่งผลให้ผู้รับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้อย่างไรก็ตามผู้เขียนจดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้เนื่องจากไม่เห็นความจำเป็นทั้งนี้ก็สุดแล้วแต่ความสะดวก ความเหมาะสมและความต้องการของผู้เขียนแต่ละรายด้วย
๒.๕ เรื่อง หมาย ถึง เรื่องหรือสาระสำคัญสั้น ๆ ของจดหมายฉบับนั้น มีลักษณะคล้ายกับเรื่องในจดหมายติดต่อราชการหรือบันทึก เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับ ก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมายเพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีจุด ประสงค์อย่างไร เรื่องควรมีลักษณะสั้นกะทัดรัดแต่ได้ใจความสำคัญ ครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงค์ของจดหมาย ควรมีความยางอยู่ระหว่าง ๑/๒ - ๑ บรรทัด แต่หากสาระสำคัญมาก อาจมีความยาวถึง ๒ บรรทัดได้แต่ทั้งนี้ไม่ควรเกินกว่านี้ในจดหมายธุรกิจส่วนมากนิยมวางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ อย่างไรก็ดีอาจมีหน่วยงานบางแห่งยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ กล่าวคือ วางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนส่วนคำขึ้นต้น ทั้งนี้สุดแล้วแต่ความต้องการของแต่ละหน่วยงาน
๒.๖ คำขึ้นต้น เป็น การทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมาย มีลักษณะเช่นเดียวกับการเริ่มต้นการสนทนาด้วยการกล่าวว่า “สวัสดี” แต่การใช้คำขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้ “เรียน”ตามด้วยตำแหน่งหรือชื่อของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
๒.๗ เนื้อหาหรือใจความสำคัญ หมาย ถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสำคัญของจดหมายที่เขียนตามปกติแล้วจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอนๆเพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายอาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้ในการพิมพ์จดหมายให้เว้นแต่ละบรรทัดห่างกัน ๑ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว และแต่ละย่อหน้าห่างกัน ๒ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว
๒.๘ คำลงท้าย เป็นการอำลาผู้อ่าน โดย ทั่วไปนิยมใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้นและถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
๒.๙ ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย
๒.๑๐ ชื่อเต็ม หมาย ถึง การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพตลอดจนตำแหน่งโดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อนอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วยโดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
๒.๑๑ ข้อสังเกตอื่นๆในส่วนต่อจากลายมือชื่อและการพิมพ์ชื่อเต็ม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจอาจรวมข้อสังเกตอื่นๆไว้ชิดเส้นกั้นหน้าด้วยในกรณีที่มีความจำเป็นอันได้แก่
๒.๑๑.๑ สิ่งที่ส่งมาด้วย หมาย ถึง ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้นในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการนิยมบอกเป็นเลขลำดับอย่างไรก็ดีบางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น
๒.๑๑.๒ อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ หมาย ถึง ส่วนที่ระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ ให้นำพยัญชนะต้นของชื่อและชื่อสกุลของผู้ลงนามและผู้พิมพ์มาเขียนย่อไว้โดยระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรกและอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ไว้เป็นอันดับหลังเช่น ถ้าผู้ลงนามมีชื่อว่านายวิฑูรย์ มานะวิทย์ก็จะได้อักษรย่อชื่อผู้ลงนามว่า วม และถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวสุนทรี วิริยะอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ คือ สว ดังนั้นจึงสามารถระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ได้ว่า วม/สว
๒.๑๑.๓ สำเนาส่ง หมาย ถึง ส่วนที่แจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบว่า ผู้ส่งได้จัดทำสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลใดทราบบ้างแล้วโดยพิมพ์ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อเป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับหากมีสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลมากกว่าหนึ่ง นิยมบอกเป็นเลขลำดับเพื่อความชัดเจน
๒.๑๑.๔ ปัจฉิมลิขิต ซึ่ง ใช้อักษรย่อว่า ป.ล. หมายถึง ส่วนข้อความที่ผู้เขียนต้องการเพิ่มเติมหรือเน้นเป็นพิเศษในทางปฏิบัติแล้ว
ไม่ควรใช้ส่วนนี้ในจดหมายธุรกิจเพราะอาจทำให้ผู้รับจดหมายเกิดความรู้สึกว่าผู้เขียนไม่รอบคอบพอจึงลืมระบุประเด็นบางอย่างไว้ในตัวจดหมายและจำเป็นต้องมาเพิ่มไว้ในต้อนท้ายการระบุส่วนปัจฉิมลิขิตอาจใช้ได้กรณีของจดหมายเสนอขายเท่านั้น เช่น ในกรณีที่ต้องการย้ำเตือนผู้อ่านเกี่ยวกับข้อเสนอพิเศษในการเสนอขายของ บริษัท
๓. การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
ตามปกติ จดหมายธุรกิจควรสั้นและกระชับ และไม่ควรมีความยาวเกินกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ แต่ในบางโอกาสซึ่งมีน้อยมากจดหมายอาจมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษในกรณีเช่นนี้ในกระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไปต้องมีข้อความไม่น้อยกว่า ๓ บรรทัด และให้ใช้กระดาษที่ไม่มีตัวจดหมายสำเร็จรูปแต่เป็นกระดาษชนิดและขนาดเดียวกันกับแผ่นแรกและประกอบด้วยข้อมูล ๓ อย่าง ชื่อต้องพิมพ์ไว้ที่ส่วนบนของกระดาษห่างจากของกระดาษด้านบนประมาณหนึ่งนิ้วครึ่ง คือ ๑ ชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับจดหมาย แล้วแต่กรณี โดยให้สอดคล้องกับแผ่นแรก คือ ๒ เลขหน้าซึ่งใช้คำว่า “หน้า” ตามด้วยหมายเลขบอกหน้า คือ ๓ วัน เดือน ปี
๔. ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ
การพิมพ์จดหมายธุรกิจมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
๔.๑ ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ x ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน A๔ และเป็นสีเดียวกับซอง
๔.๒ ใช้กระดาษเพียงหน้าเดียว
๔.๓ รักษาความสะอาด และระมัดระวังในเรื่องของรูปแบบการจัดวางรูปจดหมาย ตัวสะกด การันต์ และการแบ่งวรรคตอน
๔.๔ เว้นเนื้อที่ว่างขอบกระดาษด้านบนและของกระดาษด้านซ้าย ไม่น้อยกว่า ๑.๕ นิ้ว ดังภาพประกอบที่ ๕
๔.๕ จัดทำสำเนาจดหมายส่งออกทุกครั้ง เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการติดต่อ อันจะเป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิง
หรือติดตามเรื่องต่อไป
๒. ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจโดยทั่วไป มีส่วนประกอบดังนี้
๒.๑ ที่อยู่ผู้ส่ง เป็น การระบุชื่อและที่*ตั้งของบริษัทห้างร้านหรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใดและจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใดโดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้ ตามปกติบริษัทห้างร้านหรือกิจการทั่วไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้แล้วซึ่งมีการออกแบบต่างๆกันไปแต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตราบริษัท (Logo) หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรพิมพ์หรือโทรสารของบริษัทไว้ด้วยเพื่อสะดวกในการติดต่อและเพื่อเป็นการโฆษณาประชาสัมพันธ์ไปในตัวและเนื่องจากในปัจจุบันนอกจากการติดต่อต่อธุรกิจภายในประเทศแล้วการติดต่อค้าขายยังขยายกว้างไปสู่นานาประเทศมากขึ้นและเพื่อให้เกิดความสะดวกอย่างเต็มที่บริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กันไปหากเป็นกรณีที่ไม่มีกระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้ให้พิมพ์ชื่อและที่ตั้งของบริษัทเองโดยมีรายละเอียดไม่เกิน ๓-๔ บรรทัด
๒.๒ เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ. ให้เขียนเลขที่จดหมายและปีพุทธศักราชที่จัดทำจดหมายฉบับดังกล่าวเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและอ้างอิงต่อไปเลขที่จดหมายนิยมกำหนดขึ้นโดยเรียงตามลำดับของจดหมายที่จัดทำขึ้นในแต่ละปีเริ่มตั้งแต่เลข ๑
เรียงเป็นลำดับไปจนถึงปีปฏิทินอย่างไรก็ตามแต่ละหน่วยงานหรือกิจการอาจมีวิธีการกำหนดเลขที่จดหมายแตกต่างกันออกไป
๒.๓ วัน เดือน ปี หมาย ถึง วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี พ.ศ.
๒.๔ ที่อยู่ผู้รับ หมาย ถึง การระบุชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สำหรับการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐานในส่วนของที่อยู่ผู้รับนี้นิยมระชื่อตำแหน่งและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วยควรให้ข้อมูลอย่างครบถ้วนและไม่ควรใช้ตัวย่อหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลส่วนใดควรตรวจสอบหาข้อมูลที่ถูกต้องไม่ควรใช้วิธีการคาดเดา เพราะอาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้องซึ่งย่อมส่งผลให้ผู้รับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้อย่างไรก็ตามผู้เขียนจดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้เนื่องจากไม่เห็นความจำเป็นทั้งนี้ก็สุดแล้วแต่ความสะดวก ความเหมาะสมและความต้องการของผู้เขียนแต่ละรายด้วย
๒.๕ เรื่อง หมาย ถึง เรื่องหรือสาระสำคัญสั้น ๆ ของจดหมายฉบับนั้น มีลักษณะคล้ายกับเรื่องในจดหมายติดต่อราชการหรือบันทึก เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับ ก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมายเพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีจุด ประสงค์อย่างไร เรื่องควรมีลักษณะสั้นกะทัดรัดแต่ได้ใจความสำคัญ ครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงค์ของจดหมาย ควรมีความยางอยู่ระหว่าง ๑/๒ - ๑ บรรทัด แต่หากสาระสำคัญมาก อาจมีความยาวถึง ๒ บรรทัดได้แต่ทั้งนี้ไม่ควรเกินกว่านี้ในจดหมายธุรกิจส่วนมากนิยมวางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ อย่างไรก็ดีอาจมีหน่วยงานบางแห่งยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ กล่าวคือ วางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนส่วนคำขึ้นต้น ทั้งนี้สุดแล้วแต่ความต้องการของแต่ละหน่วยงาน
๒.๖ คำขึ้นต้น เป็น การทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมาย มีลักษณะเช่นเดียวกับการเริ่มต้นการสนทนาด้วยการกล่าวว่า “สวัสดี” แต่การใช้คำขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้ “เรียน”ตามด้วยตำแหน่งหรือชื่อของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบ สำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
๒.๗ เนื้อหาหรือใจความสำคัญ หมาย ถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสำคัญของจดหมายที่เขียนตามปกติแล้วจะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอนๆเพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่ายอาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้ในการพิมพ์จดหมายให้เว้นแต่ละบรรทัดห่างกัน ๑ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว และแต่ละย่อหน้าห่างกัน ๒ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว
๒.๘ คำลงท้าย เป็นการอำลาผู้อ่าน โดย ทั่วไปนิยมใช้คำว่า “ขอแสดงความนับถือ” แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้นและถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
๒.๙ ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย
๒.๑๐ ชื่อเต็ม หมาย ถึง การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพตลอดจนตำแหน่งโดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อนอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วยโดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
๒.๑๑ ข้อสังเกตอื่นๆในส่วนต่อจากลายมือชื่อและการพิมพ์ชื่อเต็ม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจอาจรวมข้อสังเกตอื่นๆไว้ชิดเส้นกั้นหน้าด้วยในกรณีที่มีความจำเป็นอันได้แก่
๒.๑๑.๑ สิ่งที่ส่งมาด้วย หมาย ถึง ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้นในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการนิยมบอกเป็นเลขลำดับอย่างไรก็ดีบางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น
๒.๑๑.๒ อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ หมาย ถึง ส่วนที่ระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ ให้นำพยัญชนะต้นของชื่อและชื่อสกุลของผู้ลงนามและผู้พิมพ์มาเขียนย่อไว้โดยระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรกและอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ไว้เป็นอันดับหลังเช่น ถ้าผู้ลงนามมีชื่อว่านายวิฑูรย์ มานะวิทย์ก็จะได้อักษรย่อชื่อผู้ลงนามว่า วม และถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวสุนทรี วิริยะอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ คือ สว ดังนั้นจึงสามารถระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ได้ว่า วม/สว
๒.๑๑.๓ สำเนาส่ง หมาย ถึง ส่วนที่แจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบว่า ผู้ส่งได้จัดทำสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลใดทราบบ้างแล้วโดยพิมพ์ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อเป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับหากมีสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลมากกว่าหนึ่ง นิยมบอกเป็นเลขลำดับเพื่อความชัดเจน
๒.๑๑.๔ ปัจฉิมลิขิต ซึ่ง ใช้อักษรย่อว่า ป.ล. หมายถึง ส่วนข้อความที่ผู้เขียนต้องการเพิ่มเติมหรือเน้นเป็นพิเศษในทางปฏิบัติแล้ว
ไม่ควรใช้ส่วนนี้ในจดหมายธุรกิจเพราะอาจทำให้ผู้รับจดหมายเกิดความรู้สึกว่าผู้เขียนไม่รอบคอบพอจึงลืมระบุประเด็นบางอย่างไว้ในตัวจดหมายและจำเป็นต้องมาเพิ่มไว้ในต้อนท้ายการระบุส่วนปัจฉิมลิขิตอาจใช้ได้กรณีของจดหมายเสนอขายเท่านั้น เช่น ในกรณีที่ต้องการย้ำเตือนผู้อ่านเกี่ยวกับข้อเสนอพิเศษในการเสนอขายของ บริษัท
๓. การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
ตามปกติ จดหมายธุรกิจควรสั้นและกระชับ และไม่ควรมีความยาวเกินกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ แต่ในบางโอกาสซึ่งมีน้อยมากจดหมายอาจมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษในกรณีเช่นนี้ในกระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไปต้องมีข้อความไม่น้อยกว่า ๓ บรรทัด และให้ใช้กระดาษที่ไม่มีตัวจดหมายสำเร็จรูปแต่เป็นกระดาษชนิดและขนาดเดียวกันกับแผ่นแรกและประกอบด้วยข้อมูล ๓ อย่าง ชื่อต้องพิมพ์ไว้ที่ส่วนบนของกระดาษห่างจากของกระดาษด้านบนประมาณหนึ่งนิ้วครึ่ง คือ ๑ ชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับจดหมาย แล้วแต่กรณี โดยให้สอดคล้องกับแผ่นแรก คือ ๒ เลขหน้าซึ่งใช้คำว่า “หน้า” ตามด้วยหมายเลขบอกหน้า คือ ๓ วัน เดือน ปี
๔. ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ
การพิมพ์จดหมายธุรกิจมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
๔.๑ ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ x ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน A๔ และเป็นสีเดียวกับซอง
๔.๒ ใช้กระดาษเพียงหน้าเดียว
๔.๓ รักษาความสะอาด และระมัดระวังในเรื่องของรูปแบบการจัดวางรูปจดหมาย ตัวสะกด การันต์ และการแบ่งวรรคตอน
๔.๔ เว้นเนื้อที่ว่างขอบกระดาษด้านบนและของกระดาษด้านซ้าย ไม่น้อยกว่า ๑.๕ นิ้ว ดังภาพประกอบที่ ๕
๔.๕ จัดทำสำเนาจดหมายส่งออกทุกครั้ง เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการติดต่อ อันจะเป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิง
หรือติดตามเรื่องต่อไป
http://guru.muslimthaipost.com/main/index.php?page=news&category=29&id=5042
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น